Честата и ясна комуникация може да бъде най-важният фактор за определяне дали инициативата за дадена промяна в организацията е успешна. Тя поддържа служителите информирани и ангажирани с процеса, като същевременно им дава възможност да изразят притесненията си и/или да задават въпроси. Тази статия очертава някои основни дейности, които трябва да помогнат за максимална ефективност на вашите комуникации при промяна в организацията ви.
Вътрешни комуникационни системи
Една от първите стъпки, които трябва да предприемете, когато съобщавате за промяна, е да оцените вътрешната комуникационна система на организацията. Жизнено важно е служителите да бъдат информирани. Информирането на служителите за развитието в организацията ще им позволи по-добре да се приведат в съответствие с корпоративната визия.
Тествайте презентирането на промяната
Използвайте висшия мениджмънт като аудитория, за да тествате пускането на всякакви основни презентации, преди да ги презентирате реално на служителите. По този начин ще можете да изясните всякакви различия в мненията и да укрепите спецификата. Това също ще ви помогне да намерите правилния тон за презентацията.
Представяне на презентацията
За максимално въздействие и ефект, презентацията трябва да започне с очертаване на структурата, който ще има. Ако членовете на аудиторията са наясно, че по време на презентацията ще бъде разгледана определена тема или че ще има възможност за въпроси накрая, по-вероятно е да слушат внимателно всяка точка.
Изберете внимателно вашия език
Плановете обикновено се изготвят от висшето ръководство за висшето ръководство и по този начин използваният език често е подходящ само за тези със същата основна или стратегическа информация. Ако на служителите се представи абсолютно същата информация, по същия начин, те могат да се окажат по-объркани от преди.
Не уточнявайте твърде скоро
Не бързайте веднага с имена или отдели, когато правите съобщения. Вместо това първо представете обща информация и подробно опишете принципите, които стоят зад промяната. Ако представената информация е твърде конкретна в ранен етап, служителите ще бъдат концентрирани при споменаването на техните имена или отдели и ще бъде по-малко вероятно да усвоят останалата информация.
Бъдете честни
Давайте на служителите пряка и честна информация. Не се опитвайте да облечете положително нещо, което е отрицателно. Ако новината е лоша – дайте я направо на служителите. Ако в момента нямате исканата от вас информация, обяснете това на служителите и ги уверете, че ще ги информирате за това веднага щом разполагате с нея.
Поставете се на мястото на служителите си
Опитайте да се обърнете към личните нужди на служителите. Често техните първи въпроси ще бъдат свързани с това как някакви промени ще ги засегнат директно. Трябва внимателно да обмислите последиците от всяка промяна и да сте готови за сериозни въпроси, преди да я обявите. Важно е хората да разберат защо промяната е необходима и това трябва да бъде ясно съобщено.
Бъдете наясно с езика на тялото си
Езикът на тялото ви и действията, които правите, могат да бъдат също толкова важни и ефективни, колкото думите, които използвате. Трябва да помислите и за тона на гласа, който използвате.
Провеждайте редовни дискусии и срещи
От съществено значение е, служителите да бъдат информирани за инициативата и развитието на промяната. Използвайте системата за вътрешни комуникации, за да предоставяте на служителите редовни актуализации, но също така да провеждате редовни срещи и дискусии, където служителите имат възможност да задават въпроси. Сесиите за въпроси и отговори с висшето ръководство могат да бъдат особено ефективни за демонстриране на важност и потвърждаване на ангажираността на организацията към промяната. Те също работят срещу слуховете и клюките, които процъфтяват в среда, лишена от официална комуникация и информация.
Напишете информационна брошура или уебсайт
Струва си да се има предвид, че вербалната комуникация не винаги е най-ефективната форма за предоставяне на информация. Всъщност проучванията показват, че промяната е най-ефективна, когато се използва комбинация от вербална и писмена комуникация. Процесът на съставяне на информационна брошура или уебсайт не само ще гарантира, че висшето ръководство бие един и същ барабан, но ще предостави на служителите твърди факти и цифри, на които те могат редовно да се позовават.
Подгответе се за бъдеща промяна
Промяната е неизбежна, така че има смисъл да се подготвите за нея. Ако хората бъдат запознати с промените, случващи се в индустрията или с използваната технология, ще бъде по-малък шок, когато тези промени се отразят на тяхната организация или отдел. Продължете да проверявате и подобрявате комуникационната система в рамките на вашата организация и ще бъдете по-добре подготвени за управление на промените.
За да научите повече за лиреството заповядайте на някое от нашите предстоящи обучения по “Мениджмънт и Лидерство”
https://mgacademy.bg/management-and-leadership/
Източници:
- gооdpractice.nеt
